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Y a-t-il des obligations liées aux tampons pour entreprise ?

Sur un papier administratif, une ordonnance, des factures de commerçants, des documents importants ou autres, il existe une empreinte de couleur bleue, noire ou généralement rouge sur le papier. Ce motif contient des informations, telles que le nom du médecin et sa spécialité, le nom de l’entreprise, le statut du responsable ou autre information jugée. Il est bien question du « tampon » ou appelé aussi « tampon encreur ». C’est un objet destiné à marquer des documents ou papiers, et de manière générale à déposer des gravures. Le tampon est a priori de caractère professionnel et est utilisé pour des besoins professionnels, découvrons le tampon dans ce qui suit, et de quoi s’agit-il au juste, et comment peut-on fabriquer un tampon ?

Des tampons et des usages

Comme nous l’avons déjà cité, le tampon est un objet qui a la fonction de mettre des gravures et des motifs sur des papiers, des documents administratifs, des factures commerciales de paiements, des ordonnances et la liste est encore longue. Le tampon peut servir à légaliser un document, mettre une date de rendez-vous, indiquer qu’une facture est payée ou dans le cas des entreprises, le tampon sert à mettre le nom de l’entreprise ainsi que l’adresse ou tous autres coordonnés importants. Nous nous intéresserons en particulier au tampon pour entreprises et aux obligations qui sont liées à ce tampon en particulier. Vous devez savoir, si vous détenez en votre possession un tampon d’entreprise ou de société, que le tampon en question ne revête pas une valeur juridiquement parlante, votre tampon n’est donc pas obligatoire, mais cela ne vous empêche pas d’en avoir un dans vos tiroirs pour une raison valable, qui est la mention des informations importantes sur les documents que vous donnez à vos clients. Si vous n’avez pas encore de tampon ou si vous envisagez de changer le vôtre, voici les informations à mettre sur votre tampon :

  • l’adresse de votre siège social d’entreprise,
  • votre cachet d’entreprise et toutes mentions obligatoires,
  • votre statut juridique : SARL/EURL/SA/SAS,
  • les coordonnées de votre entreprise : numéro de téléphone, adresse e-mail, site Internet,
  • le nom de votre entreprise.

Comment faire un tampon d’entreprise ?

Le tampon d’entreprise est différent des autres tampons par sa fonction et par sa valeur juridique. Juridiquement parlant, le tampon de l’entreprise ou de la société n’a pas de valeur, il est donc sans obligation. Néanmoins, le tampon peut montrer vos activités commerciales par exemple. Vous pouvez utiliser le tampon qui porte vos coordonnées et le nom de votre entreprise sur des factures et des devis en guise d’exemple. C’est dans ces mentions que réside l’utilité des tampons d’entreprise appelés aussi « des cachets » on considère le tampon comme un objet social qui appartient à une personne responsable, à une entreprise de tous types pour des raisons de commercialisation et d’information ou de présentation de coordonnées. Le tampon est donc une marque qui vous distingue des autres, car vous ne pouvez pas posséder le même cachet qu’une autre entreprise. Il est, de ce fait, important de faire attention aux informations mises sur le cachet qui sera, une fois fabriqué, votre « tampon commercial d’entreprise ». Pour la fabrication du tampon, il existe deux façons : la première serait de se diriger vers un professionnel de conception de cachets et passer votre commande sur place, ou d’aller sur des sites de conception de tampon et faire votre demande en ligne, puis le recevoir après fabrication.

Créer son propre tampon

Il est possible de concevoir et de créer son propre tampon si cela n’implique pas une fonction légale du tampon en question. Vous pouvez créer votre tampon de société ou d’entreprise commerciale à l’aide d’un moyen simple qui ne vous viendra pas à l’esprit : il s’agit de Word ! Avec Word, vous pouvez créer votre propre tampon d’entreprise avec les informations que vous voulez en suivant certains critères de qualité. Commencez d’abord par ouvrir un nouveau fichier sur Word, choisissez le bouton Marges dans l’onglet mise en page et sélectionnez Marges personnalisées. Vous sélectionnez après l’onglet page et vous faites la validation par le bouton Ok. Avec Acrobat DC, vous allez créer votre tampon. De là, vous pouvez personnaliser votre tampon à volonté.

Quel tampon choisir pour son entreprise ? 

Si vous avez une entreprise, le tampon fera très certainement partie de vos achats. Comme vous venez de le découvrir sur notre page, vous pouvez acheter un tampon pour faire figurer les coordonnées de votre société sur des documents administratifs et également pour valider la réception de vos colis ou encore envoyer vos courriers avec un tarif préférentiel. Maintenant, vous devez aussi savoir qu’il existe d’autres types de tampons et pas uniquement pour vous faire gagner du temps. 

Vous pouvez avoir besoin d’un tampon pour les cartes de fidélité de vos clients. Dans ce cas, votre besoin sera totalement différent, puisqu’il servira à travailler votre visibilité et à fidéliser vos clients. Votre tampon devra avoir une empreinte de taille réduite pour s’adapter au format de la carte de fidélité, qui généralement se glisse dans un portefeuille. Si vous passez par un site spécialiste des tampons, vous pourrez choisir parmi leurs modèles de logo ou télécharger le vôtre. Vous pourrez aussi avoir envie de couleur. 

Vous pouvez également acheter un ou plusieurs tampons pour faciliter le tri de vos documents administratifs. Vous pouvez notamment envisager un tampon qui indique la mention :

  • payé
  • confidentiel
  • à ranger
  • annulé

Sachez qu’il existe également des tampons numéroteurs, pour faciliter votre archivage ou éviter des erreurs de retranscription. Vous avez aussi les tampons dateurs, dans le cas où vous devez marquer la date plusieurs fois par jour ou sur plusieurs feuilles des dossiers que vous avez entre les mains. Ces tampons-là seront exclusivement avec une monture en plastique ou en métal, car ils auront l’encreur intégré au tampon. Le but est de vous faire gagner du temps. Vous ne trouverez donc pas ce type de tampon en bois avec l’encreur séparé. 

Comme vous le voyez, il n’y a pas que le tampon d’entreprise qui contient le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de votre société. Au sujet de ce tampon, sachez que vous n’êtes pas obligé de changer votre tampon d’entreprise si vous devez modifier des informations sur l’empreinte. Vous pouvez conserver votre monture et simplement commander une nouvelle empreinte que vous mettrez en remplacement de l’ancienne. Dernière chose, vous pouvez également trouver des tampons de poche. Ils auront donc un format plus compact, pour prendre moins de place dans vos affaires et être moins fragile. Vous pourrez ainsi l’emporter facilement chez vos clients ou lors des salons d’entreprises auxquels vous participez.  

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