La gestion des absences et la gestion des congés est une tâche réservée au service des ressources humaine. Elle a un intérêt très important dans toutes les entreprises, quelque soit son effectif. En effet, c’est le deuxième volet SIRH le plus utilisé.
Certains la considèrent encore comme une simple « corvée » ou une perte de temps, or que son rôle est très important, c’est un levier de performance de l’entreprise.
Alors, comment faire pour simplifier la gestion des congés ? Comment rendre cette tâche plus simple et plus fluide ? Pourquoi est-il important de la transformer en tâche numérique ? Quel modèle de tableau suivre pour la gestion des congés ? C’est ce que nous allons découvrir tout de suite.
Comment organiser la période des congés ?
Oui, la saison estivale et la période des fêtes font encore peur aux responsables des services de ressources humaines, puisque cela rythme toujours avec les demandes de congés en masse ! Alors, comment les services des RH font-ils pour s’organiser durant cette période compliquée ? Un seul mot : l’organisation !
En effet, la clé pour réussir la gestion des congés est l’anticipation. Il faut à tout prix éviter les erreurs ou de se retrouver son équipe, quel que soit la période. Le but de l’organisation des congés est d’assurer la continuité du travail, même si les collaborateurs partent en congés.
D’ailleurs, aujourd’hui, toutes les entreprises demandent à leurs employés de les avertir et déposer leurs demandes de congés aux alentours d’avril / mai pour les congés d’été …
Ceci leur permet de s’organiser, et minimiser l’impact des absences.
C’est au responsable RH et au manager de décider si la demande peut être acceptée ou refusée.
Dans le cas où l’entreprise ne programme pas efficacement ses congés, cette dernière fera face à de très lourdes conséquences : des postes importants ne seront pas assurés, ce qui l’obligera de les combler en faisant appel à des CDD non formés et peut être même non qualifiés.
Quels sont les moyens qui permettent de mieux gérer les congés ?
En France, et depuis 1936, les salariés ont le droit de prendre des congés de façon annuels. Ce droit a évolué de deux semaines, à 5 semaines par an, actuellement.
De plus, aujourd’hui, les employés ont même le droit à des RTT, ceci est bien entendu avantageux pour les salariés, mais cela compliquera encore plus la tâche du service des ressources humaines, qui sevra gérer davantage de tâches.
Pour faire face à cette complexification du service, beaucoup d’entreprises ont adoptés le numérique. La digitalisation de cette tâche fait gagner beaucoup de temps aux responsables et permet d’assurer une bonne gestion sans erreur.
Aujourd’hui, il y a différents outils en ligne et logiciels permettant de gérer les absences et les congés des employés. Ces outils permettent d’équilibrer les départs des employés en congés et la continuité du travail.
Les rôles de ces outils sont :
- Gérer les demandes de congés,
- organiser les équipes et les groupes,
- gérer les compteurs de soldes,
- gérer les compensations et les heures supplémentaires.
Quel modèle de tableau suivre pour la gestion des congés ?
Organiser les congés avec l’outil gratuit Excel est encore en vogue dans toutes les entreprises. En effet, bien que l’Excel, soit un outil plutôt ancien, il reste très prisé par les services des ressources humaines, car il est très facile, simple à utiliser et on y prend la main très rapidement.
Vous pouvez très bien utiliser un autre outil de gestion des congés en ligne, vous pouvez trouver plusieurs outils et logiciels gratuits, à vous de choisir celui qui vous convient le plus et qui répond le plus à vos besoins.
Le tableau de congés est un outil qui a beaucoup d’avantages. Il permet de vous simplifier la tâche, car toutes les informations qui vous intéressent y sont indiquées.
La planification des congés avec l’Excel permet d’indiquer :
- Le nom des employés et leur service,
- le nombre d’heures supplémentaires,
- le nombre d’heures de compensations,
- les absences,
- les demandes de congés,
- les périodes de congés,
- les voyages de congés,
- les arrêts maladies.
De plus, la lecture d’une feuille Excel est toute simple, voire même intuitive, même pour les non initiés. Alors, on peut dire que l’Excel reste le meilleur modèle de tableau pour suivre la gestion des congés.
Un planning dédié pour tous les congés
Dans une société où les employés sont peu nombreux pour le même poste, il est difficile d’envisager des congés en même temps. Par contre, si vous n’avez pas un logiciel de qualité qui vous offre une bonne visibilité, il est tout à fait normal que vous vous retrouviez avec un effectif réduit qui pourrait entacher votre productivité, et donc votre chiffre d’affaires sur le long terme.
- Un planning est facile à gérer et ce sont souvent les ressources humaines qui s’occupent de cette gestion.
- Vous avez une visibilité optimisée pour l’ensemble des salariés qui sont dispatchés en fonction de leur domaine d’activité.
- Les logiciels s’adaptent dans la plupart des cas à tous les secteurs et vous avez des champs spécifiques pour renseigner les congés.
- En quelques secondes, si vous avez besoin d’un professionnel, vous aurez rapidement une réponse concernant la disponibilité grâce à ce logiciel.
Pour les congés, le tableau manuel est souvent intéressant, mais vous aurez rapidement compris ses limites alors que la technologie peut être beaucoup plus efficace. Que ce soit sur le court ou le long terme, vous aurez rapidement déniché tous les avantages de ce logiciel indispensable pour le service des ressources humaines de votre société.
Comment fonctionne un logiciel pour les congés ?
Si vous avez des doutes concernant l’intérêt ou encore le mode opératoire, vous ne devez pas hésiter à contacter l’éditeur du logiciel. Il pourra notamment vous présenter toutes les fonctionnalités dans les meilleurs délais.
- Le cheminement est vraiment très simple puisque vos salariés effectuent une demande de congés à leur manager par exemple.
- Le chef du service ou celui pour les ressources humaines reçoit immédiatement une notification qui permet d’étudier cette demande.
- Il est possible d’accepter ou de refuser le congé en fonction des raisons que vous pouvez transmettre.
Les salariés reçoivent à leur tour une notification avec la réponse. Si cette dernière est positive, un message est envoyé au service des ressources humaines lorsque le manager a été contraint de gérer la demande. Le logiciel prend en compte les congés, il calcule également le montant pour la fiche de paie puisqu’ils sont payés et il suffit de quelques clics pour que la demande soit close. Avec un logiciel de ce genre, c’est simple, rapide et surtout très efficace. Cela est aussi intéressant pour les congés sans solde, les journées de récupération ou encore les absences classiques qui ne sont pas justifiées, par exemple.
